Подробнее о переводе документов в электронный формат в консульствах: как и какие

 

Таким образом можно оперативно передавать в Россию различные документы. Раньше такая «телепортация» была возможна только внутри России, при обращении к нотариусам. 

 

Должностные лица консульских учреждений наделены правом совершать для граждан некоторые нотариальные действия. Этот список пополнился новым пунктом – теперь можно обратиться в консульство, чтобы перевести из бумаги в цифровой вид доверенность, свидетельство о браке, рождении или другой документ и удостоверить их равнозначность. А затем быстро отправить электронный документ туда, где его ждут.

Исключение – документы, удостоверяющие личность, и договоры о сделках в простой письменной форме. Их в принципе нельзя «оцифровать» с сохранением юридической силы – ни в консульстве, ни у нотариуса в России. 

 

Ситуации, при которых нужно отправить документы из-за рубежа в Россию, могут быть разными. Например, человек находится в длительной командировке за границей и хочет продать автомобиль, который стоит без дела дома в гараже. Для этого ему нужно передать доверенность.

 

Или речь может идти о согласии супруга на совершение сделки с недвижимостью. Еще один вариант – мать находится с сыном или дочерью за рубежом на лечении, а отцу необходим оригинал свидетельства о рождении ребенка, который жена забрала с собой, для оформления льгот у работодателя. 

 

Если пересылать документ курьерской службой, это может стоить довольно дорого и занять длительное время. Кроме того, служба доставки может потерять груз. Между тем, так называемая «телепортация» документов кардинально снижает риски и сроки их доставки. Удобство использования этого метода уже оценили внутри России. 

 

Чтобы удостоверить равнозначность электронного и бумажного документа за границей, нужно обратиться в российское консульство. Там этот документ отсканируют, подпишут электронной цифровой подписью и передадут заявителю. Затем он сможет отправить электронный документ в Россию. Там, при необходимости, его снова можно будет перевести в бумажный формат у нотариуса. И это будет не копия, а документ, равнозначный оригиналу. 

 

Надо отметить, что компетенция консульских должностных лиц загранучреждений в сфере нотариата в целом ограничена. Они не могут самостоятельно вносить сведения или совершать какие-либо другие действия в Единой информационной системе нотариата. Доступ к этой базе данных, в которой фиксируются все нотариальные действия, есть только у нотариусов, их ВРИО и уполномоченных работников нотариальной палаты. Такие строгие требования обеспечивают высокий уровень безопасность ЕИС нотариата, гарантируют сохранение нотариальной тайны, неприкосновенность сведений, защиту от поддельных документов и мошеннических действий.

 

Данные о документах, удостоверенных в консульствах, вносятся в ЕИС нотариата по определенному алгоритму. Сотрудник загранучреждения, удостоверивший документ, направляет данные в Консульский департамент МИД. Представители департамента передают информацию в Федеральную нотариальную палату. Работники ФНП после установленных проверок вносят сведения в ЕИС нотариата.

 

При этом важна не только передача сведений в ЕИС нотариата, но и их полнота.  С 1 июля вступила в силу еще одна норма, касающаяся обязанностей консульских работников в сфере нотариата. Теперь сотрудники консульских отделов обязаны прикреплять к сведениям, которые они передают в ФНП, скан-образы удостоверенных доверенностей, завещаний и распоряжений об их отмене. Это позволит нотариусам при проверке сравнить текст оригинала с тем, что предъявляет заявитель, в частности, проверить данные о представителях и перечень их полномочий, прочитать текст завещания при открытии наследственного дела.

 

До вступления в силу этого закона нотариусы могли видеть в системе только реквизиты документов (регистрационный номер, дату удостоверения и т.п.), а содержание было от них скрыто. Это создавало возможность для мошеннических действий – злоумышленники могли полностью изменить текст документа, оставив его реквизиты.

 

В спорных случаях нотариусам приходилось запрашивать в консульских учреждениях полные данные, при том, что пересылка заверенных копий документов дипломатической почтой занимала длительное время.  Эту проблему решает скан-образ, прикрепленный сотрудником консульского учреждения при удостоверении документа и отправленный для внесения в ЕИС.

 

Российский нотариат постоянно взаимодействует с загранучреждениями по вопросам профессиональной подготовки сотрудников консульств. Нотариусы отвечают на вопросы о порядке совершения тех или иных нотариальных действий, готовят программы для обучения консульских должностных лиц нотариальной практике.

 

По материалам https://notariat.ru/